Общие подходы к автоматизации управления финансами

· задания условий отбора финансовых показателей в строки и столбцы табличных форм планов, например, отбор по определенным центрам учета в столбцах и по статьям в строках; в этом случае значениями плана будут суммы расходов в разбивке по статьям и центрам учета;

· возможности формирования производных финансовых показателей, например, итога по статье как суммы частных показателей по центрам учета, или отклонения от плана как разности планового и фактического показателей.

Полученный набор характеристик является исчерпывающим описанием форм текущего планирования (как самих планов, так и отчетов об их выполнении), которые хранятся в виде учетного регистра «Формы планов».

3. Тогда бизнес-процесс текущего планирования будет происходить следующим образом:

· вводятся значения финансовых показателей для исходных форм планов (сбыта, расходов и т.п.) – вручную или загружаются из других систем – технико-экономического планирования, бухгалтерского учета и т.п.;

· в формах планов создаются производные финансовые показатели, входящие в результирующие планы;

· производится формирование результирующих форм, их оптимизация путем подбора значений финансовых показателей;

· согласованные формы планов печатаются и утверждаются.

Управление дебиторской и кредиторской задолженностью

1. Дебиторскую и кредиторскую задолженность предприятия можно представить в виде совокупности фактов ее возникновения (отгрузки и поставки продукции, авансов выданных и полученных) и погашения (оплаты или отгрузки по предоплате). Аналогично можно представить и будущие поставки и оплаты, то есть плановое движение задолженности. Эти данные уже учитываются в системах автоматизации управления продажами и закупками, поэтому можно использовать их в системе управления финансами в качестве общих, единожды вводимых данных. В частности, в приложении «Реализация» для этих целей используются учетные регистры «Журнал отгрузок и поступлений» и «Журнал платежей», в которых отрабатываются по документам фактические отгрузки и оплаты, а также формируются плановые отгрузки и оплаты в соответствии с графиками исполнения учтенных договоров.

2. В то же время, финансовая и коммерческая службы оперируют несколько разными характеристиками задолженности, поэтому данные управления продажами и закупками, используемые Финансовой службой, нуждаются в дополнительном уточнении – задании статьи доходов и расходов, конкретизации средства платежа и т.п.

Для хранения этой информации можно использовать специальное расширение – таблицу «Обязательства», общую для Журнала отгрузок и Журнала платежей; для облегчения ее ведения максимально использовать возможности формирования значений «по умолчанию».

(Схема 5.) Схема взаимосвязей обязательств

3. Планирование состояния и движения задолженности предполагает расчет ее остатков и объемов новых возникновений и погашений в разрезе контрагентов и договоров, с контролем соответствия их общих сумм лимитам текущего планирования. Этот процесс удобно производить в специализированной оборотной ведомости, но не в виде отчета, а в диалоговом окне. Такое окно в составе функции «Планирование обязательств» отображает:

· список возникновения задолженности – как текущее плановое и фактическое, так и непогашенные остатки прошлой задолженности;

· список планируемого и фактического погашения каждой из возникших задолженностей (оба списка формируются по данным Журналов отгрузок и платежей);