Понятие о документе, корреспонденции и делопроизводстве. Унификация и стандартизация документов

21 – подпись

22 – гриф согласования документа

23 – визы согласования документа

24 – печать

25 – отметка о замирении копии

26 – отметка об исполнителе

27 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело

28 – отметка о поступлении документа в организацию

29 – отметка для автоматического поиска документа.

01. – помещают на бланках документа в соответствии с положением о государственном гербе РФ.

02. – помешают на бланках документа в соответствии с правовыми актами субъектов РФ.

03. – эмблему организации или товарный знак помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (Положение об организации) если на бланке уже есть герб РФ или герб субъекта РФ, то эмблему не воспроизводят.

04. – код организации расставляют по общероссийскому классификатору предприятий.

05. – код формы документа расставляют по общероссийскому классификатору управления документации.

06. – наименование организации должно соответствовать наименованию, закрепленному учредительному документу. Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, когда оно закреплено в уставе и располагают ниже наименования на русском языке. Пример: ООО «СИГМА»

“SIGMA” Ltd

07. – справочные данные об организации включают: почтовый адрес, номер телефона и другие сведения по решению организации (номера факсов, счетов в банке, адрес электронной почты, web – страница в интернете). Пример: 352290 Краснодарский край

Отрадненский р-н

Ул. Мира

АО «ОГОНЕК»

Р/с 20012345627744121235

Тел.:

Факс:

08. – наименование вида документа составляемого или изданного в организации регламентируется уставом и должно соответствовать видам документов предусмотренной в УРД. Этот реквизит оформляется заглавными буквами и пишется на всех документах кроме писем.

09. – датой документа является дата его подписания или утверждения. Оформляется тремя парами арабских цифр, следующей последовательности: день, месяц, год.

10. – регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять.

11. – ссылка на регистрационный номер включает регистрационный номер и дату, на который дается ответ.

12. – указывают в том случае если затруднено его определение по реквизитам.

13. – гриф ограничения доступа для служебного пользования (СЕКРЕТНО), конфиденциально (коммерческая тайна) расставляется без кавычек в правом углу.

14. – адресат при адресовании в организацию ее название указывают в именительном падеже, должность в дательном падеже.

15. – гриф утверждения документа расставляется в правом верхнем углу документа. Документ может утверждаться должестным лицом или специальным создавшим документом. При утверждении документа должестным лицом расставляется гриф утверждения и слово «УТВЕРЖДАЮ», наименование должности лица утверждающего документ, личная подпись и её расшифровка, ее дата.

Пример: УТВЕРЖДАЮ

Гениральный директор

ЗАО «ГРАНД»

Личная подпись расшифровка подписи

16. – резолюция пишется руководителем непосредственно на документе и включает:

- фамилию исполнителя (кому поручается)

- содержание поручения (конкретные действия)

- срок исполнения

- подпись руководителя и дата подписания.

Пример: Соловьеву А.В. подготовить проект приказа

К 18.09.01 личная подпись 18.08.01

17. – заголовок к тексту включает краткое содержание документа. Заголовок согласуется наименованием вида документа и может отвечать на вопросы: о чем, о ком или кого, чего.

Пример: 1).об увольнении Иванова И.И. (в приказе)

2). АКТ

списания продукции.

18. – отметка о контроле ставится должным лицом или подразделением, осуществляющим контроль подразделения. Отметку о контроле обозначают на поле документа рядом с заголовком буквой «К» или словом на штампе «контроль».

19. – текст документа обычно состоит из двух частей. В первой части указывается причины, основания, цели составления документа. Во второй выводы, просьбы, предложения, распоряжения, приказы. Если содержание документа не нуждается в пояснении текст содержит одну заключительную часть.

20. – если в приложении не употреблялось в тексте то указывается его наименования, количество листов и экземпляров. При наличии нескольких приложений то они нумеруются.

Пример: приложение 1: Контракт от 20.07.01 №21, на 2л. в 3 экз.

2 АКТ приема работ от 15.09.01 №17, на 1л. в 17 экз.

Приложение к распорядительным документам должно оформляться в правом верхнем углу и должно иметь отметку «Приложение» с указанием названия распорядительного документа, его даты и его регистрационного номера.