Автоматизация управления финансами, сущность и проблематика

· текущие фактические остатки денежных средств.

2. Какая-то часть этих данных может быть сразу включена в Платежный календарь (это, как правило, регулярные платежи и платежи, планируемые самой Финансовой службой, а также все планируемые поступления). Все остальные платежи требуют подтверждений, которые оформляются в виде Заявок на платежи. Заявки подаются по установленной форме и в соответствии с календарным регламентом ответственными распорядителями.

3. Финансовая служба проверяет соответствие заявки плану и включает ее в проект Платежного календаря. Заявки, превышающие лимиты по статье или непредусмотренные Планом движения задолженности, должны содержать обоснование и требуют разрешения Финансового директора.

4. Вместо заявок на платежи может использоваться комбинированный документ – заявка на расходы, совмещающий функции сметы расходов подразделения и заявки на платежи и содержащий, наряду с суммами расходов по статьям их детализацию по срокам оплаты и видам денежных средств. В этом случае документ используется и в текущем финансовом планировании, и в оперативном планировании платежей.

Первоначальное формирование и оптимизация платежного календаря

1. Платежный календарь составляется на определенный период планирования, этот период может совпадать с минимальным периодом текущего планирования (например, месяц) или быть меньше его (декада, неделя).

2. Для формирования платежного календаря сначала все отобранные платежи и поступления группируются по видам денежных средств и упорядочиваются по срокам исполнения – формируются графики платежей и поступлений.

3. Затем формируются ожидаемые остатки по видам денежных средств на начало планового периода: текущие остатки корректируются суммами ожидаемых до начала планового периода поступлениями и платежами.

4. Далее операция расчета остатков проводится последовательно для каждой даты графиков поступлений и платежей: остаток на дату равен остатку на предыдущую дату плюс сумма поступлений за день минус сумма платежей:

Платежный календарь

5. Сформированные в результате графики остатков денежных средств дают качественную картину состояния Платежного календаря: положительные значения удовлетворяют требованиям ликвидности, отрицательные свидетельствуют о нехватке денежных средств в конкретные дни.

6. Первоначальный вариант Платежного календаря, как правило, является несбалансированным: стремление приблизить сроки платежей и подстраховаться со сроками поступлений обычно приводит к нехватке денежных средств в начале месяца. Для оптимизации Платежного календаря (в первую очередь, для устранения дней с отрицательными остатками денежных средств) используют следующие приемы:

· перенос платежей на более поздние сроки (и, по согласованию с ответственным распорядителем, поступлений – на более ранние сроки);

· разбивка платежа на несколько частей с разными сроками исполнения;

· замена вида денежных средств платежа на другой, по которому отсутствует нехватка на рассматриваемую дату;

· отмена платежей с низким приоритетом (обязательностью) или перенос их на следующий период планирования;

· пополнение остатков одного вида денежных средств путем конвертации из денежных средств другого вида (с учетом сроков конвертации);

· покрытие недостатка собственных средств заемными (планирование получения кредитов, с учетом сроков их получения и появления дополнительных платежей по их возврату и расходов по выплате процентов).

7. Результирующий вариант Платежного календаря утверждается, Уточненные сроки и суммы платежей по заявкам доводятся до ответственных распорядителей.